İş toplantıları özellikle uzayıp giden rutin haftalık toplantılar, inanın ki yarardan çok zarar getirmektedirler. Altmış yıla yakın süredir işletmeleri takip eden ve işletme tahsili yapmış bir hocanız olarak toplantıların müşteriye vereceğiniz zamanı da, iç müşterileriniz olan astlarınıza vereceğiniz zamanı da cebinizden çaldığını rahatlıkla ifade edebilirim.
Bu kısa yazımda toplantıları katleden en önemli dört durumu sizlerle paylaşarak, verimli olmanızı sağlamak istiyorum. Bu dört katile gelmeden önce de haftalık hatta on beş günde bir yapılan rutin toplantıların günümüzde fazla önemi kalmadığını belirtmek isterim. Bunun nedeni açıktır. Her bir birim ve kısım ilgilileri tarafından yapılan işlerin anında ve doğru olarak sisteme girilmesi sayesinde işletmeyi ilgilendiren her hareket kuruşlandırılmış olarak “Bilgi Akış Sisteminde” yer almaktadır. Böylelikle, bu veriler, isteyen ilgili birimlerin personeli tarafından kullanılarak, gereken aksiyonlar alınabilecektir. Tabii hareketler, yani yapılan işler gerçekçi olarak, hatasız ve tekraren belirtmekte yarar var ki zamanında sisteme girildiği takdirde bu fayda sağlanacaktır.
ERP Sistemleri yani “Bilgi Akış Sistemleri” kurumların doğru yönetilmesi, kararların zamanında ve etkin alınabilmesi için gerekli araçlardır. Bilgi Akış Sistemleri doğru hazırlanmış ve detaydan arındırılmış raporlar sayesinde, ilgili yöneticilerin dikkatlerini önemli noktalara çekebilir, belirttiğim gibi hızlıca doğru aksiyon alınmasını sağlayabilirler. Tabii toplantılar da yararlıdır. Zira toplantılar sosyalliği geliştiren ama asla sosyalleşme alanları olmaması gereken platformlardır.
Kurumlarda bu alanda gördüğüm hatalardan ilki gelen raporları analiz etmeyen hatta bırakın analiz edip, kafa yormayı, bu raporlara bakmayan personeldir. Personelden kastim de yöneticiler dahil, rapordan yararlanması gereken her bir çalışandır.
Toplantılar birlikte sorun çözmek kadar günün getirdiği zorluklar sebebi ile politika ve startejilerde, yapılması gerekebilen değişiklikler için yararlı olurlar. Toplantılar doğru düzenlendikleri takdirde, iletişimi kolaylaştıran, alınacak aksiyonların her bir bölüm ve birim tarafından doğru anlaşılarak, doğru uygulanmasını sağlayan platformlar olmalıdırlar. Toplantılar bunun yanında kurumlardaki kronik bazı sorunların birlikte ve yaratılan sinerji ile çözülmesine vesile olurlar.
Gelelim başlıktaki önemli konuya; toplantıları adeta katleden ve orada bulunan kişileri avare eden uzadıkça işimizden ve ömrümüzden zaman çalan durumlara:
- Bilgi Akış Sisteminden gerekli raporları önceden alarak, analiz etmiş olmamak ve toplantıya net rakamlar ile gelmemek. Bu olduğu takdirde, rakamsal olmak yerine sözel olmak, muğlak ifadeler nedeni ile yeterince anlaşılamamak ve toplantının verimsizleşerek uzaması gündeme gelmektedir. Sözler maalesef herkes tarafından farklı anlaşılabilir, rakamdan uzak sözler sadece münakaşaya ve anlaşamamaya sebep olur.
- Ebeveyn egosu kullanmak, daha da kötüsü, bir kaç katılımcının beraberce ebeveyn egosu kullanması veya bunun bir sonucu olarak diğer kaatılanların çocuk egosu kullanmasıdı. Bu olduğu takdirde yeterince fikir üretememekten kaynaklanan verimsizliklerle, açık ve gizli kişilik çatışmaları nedeni ile oluşan verimsizlikler, husumet ve kırgınlıklar gündeme gelmektedir. Kısaaca hatırlatayım ki bizler temelde üç ego durumunun etkisi ile iletişim kurarız.
Ebeveyn egomuz, toplantılarda“VEREN DAVRANIŞLAR” şeklinde ortaya çıkar. Bu davranışlar, kesinlikleri, peşin hükümleri ve ana baba tarzı yapın, yapmayın, bu denenmiştir, asla olmaz, sadece bunu yapın düşünmeyin… gibi davranış ve kelimeleri barındırır Toplantılarda toplantıyı yöneten başta olmak üzere, birden fazla ebeveyn varsa çatışmalar kaçınılmaz olur, bazen de diğer katılımcılar çocuk egosu kullanarak, çekimser ve kararsız olmaya veya nadiren de çocukça köprüleri atmaya başlayabilir. Verimsizlik kaçınılmazdır.
Çocuk egomuz, toplantılarda “ARAYAN DAVRANIŞLAR” şeklinde ortaya çıkar. Çocuk egosu doğal olan, araştıran, kolay karar veremeyen, olmadık yerde kafa tutan ama genelde kafa sallayıp kabul eden davranışlarımızdır.
Toplantılarda gereken ve toplantıları verimli kılan sadece Yetişkin Egomuz olup “YAPICI, BİRLEŞTİRİCİ DAVRANIŞLAR” şeklinde ortaya çıkar. Yetişkin egomuz, veri toplayan, değerlendiren, bu bağlamda toplantıdaki ebeveyn ve çocukların da farkında olarak, onların katılımını sağlayan, şimdi, burada ve bu şartlar altında duyarlılığı ile davranan, empati kurmayı başaran dengeli ve profesyonel yönümüzdür.
- Problem Çözme ve Karar Verme Araçlarını kullanmamak veya yanlış kullanmaktır. Bu olduğu takdirde tahmin edeceğiniz şekilde gene zaman kaybı kaçınılmazdır. Bu alanda verebileceğim birkaç pratik uyarı “Beyin Fırtınası” yapmanız, “Pareto Analizi Yapmanız ve Yararlanmanız”, “Balık kılçığı Diyagramı” yaparak yararlanmanızdır. Bunları ve diğer 13 adet Problem Çözme metodunu doğru kullanmanız için benim yazmış olduğum “Problem Çözme ve Karar Verme Metodları” kitapçığımı okumanızı tavsiye ederim.
- Toplantılarda yapılması gereken işleri yani verilen görevleri bitiş tarihleri de mutlaka belirtilmiş olmak üzere ilgili kişilere vermemek. Bu olduğu takdirde yapılacak işler havada kalabilmektedir. Bir toplantı tutanağı tutulmuş olsa bile görevi alanların net olarak belirtilmemiş olması, hangi ek yetkilere sahip olacakları, en önemlisi de görevin bitirilme tarihi belirtilmediği için verim düşmekte, bir sonraki toplantılarda yapılması gereken işler tamamlanmayıp, tekrar bir sonraki toplantıya atılabilmektedir.
Toplantı yönetimi de işletmeler için çok önemlidir. Toplantıları verimsiz kılan on adetten fazla hata içerisinde yukarıda kısaca açıkladığım bu dört tanesi açık ara önde gelen ve toplantılardan kaçınılmasına hatta nefret edilmesine sebep olan hatalardır. Verimli toplantılar sizlerin olsun dostlarım.
Ahmet Levent ÖNER